Weniger suchen, weniger ablegen, verlässlich weiterarbeiten. Wir verbinden Dokumentenarchive, sichere Speicher, durchdachte Backups und KI zu Abläufen, die Ihr Unternehmen entlasten.
Ein gutes Dokumentenmanagement endet nicht beim Speichern. Wir betrachten den gesamten Weg Ihrer Unterlagen – und die Arbeit, die damit verbunden ist.
01 / DOKUMENTENMANAGEMENT
Ein Archiv, das mitarbeitet.
Rechnungen im Postfach, Belege auf Papier, Verträge im Projektordner: Wir bringen Ihre Dokumente an einen Ort, an dem Ihr Team sie wiederfindet. Mit einer Ablage, die zu Ihren Abläufen passt, und Automatisierungen, die Handgriffe abnehmen.
Beratung, Auswahl und Einführung einer passenden Archivlösung
Dokumente erfassen, per Texterkennung durchsuchbar machen und mit KI zuordnen
Freigaben, Einweisung und Support für den laufenden Betrieb
Was gehört dazu?
Wir klären Dokumentarten, Eingangswege, bestehende Ablagen und Zuständigkeiten. Daraus entstehen ein Ablagekonzept und ein erster erprobter Ablauf. KI kann etwa Absender, Belegart und Zuordnung vorschlagen. Unklare Ergebnisse gehen zur Prüfung an Ihr Team; aufbewahrungspflichtige Originale bleiben erhalten.
Ein Netzwerkspeicher ist mehr als zusätzlicher Platz. Wir beraten Sie zu einer Speicherlösung, die Dokumente gezielt vor Veränderungen schützt und Zugriffe klar regelt. Die Anforderungen der GoBD fließen von Anfang an in das Konzept ein.
NAS-Auswahl nach Datenmenge, Wachstum und Verfügbarkeit
Konzept für unveränderliche Ablage, etwa mit WORM-Speicher
Berechtigungen, Aufbewahrungsregeln und nachvollziehbare Änderungen
Was gehört dazu?
WORM bedeutet: einmal schreiben, während einer festgelegten Frist nicht mehr verändern oder löschen. Ob und wie das geeignet ist, hängt von Gerät, Software und Konfiguration ab. Wir betrachten Speicher, Archivsystem, Fristen und dokumentierte Abläufe gemeinsam. Ein NAS allein macht eine Ablage noch nicht GoBD-konform.
Was passiert, wenn Dateien versehentlich gelöscht werden, ein System ausfällt oder Schadsoftware zuschlägt? Wir konzipieren Backups für Ihr Dokumentenmanagement, Microsoft 365, virtuelle Umgebungen und Arbeitsplätze – mit einem klaren Weg zurück zu Ihren Daten.
Sicherungsumfang und vertretbaren Datenverlust gemeinsam festlegen
Getrennte Sicherungskopien, auch offline oder unveränderlich
Wiederanlaufplan und konkrete Tests zur Wiederherstellung vorsehen
Was gehört dazu?
Zum Konzept gehören Sicherungsintervalle, Speicherorte, Verschlüsselung, Zuständigkeiten und die gewünschte Wiederanlaufzeit. Beim Dokumentenmanagement berücksichtigen wir neben Dateien auch Datenbanken, Metadaten und Konfiguration. Für Cloud-Dienste prüfen wir, welche Daten eine zusätzliche Sicherung brauchen und wie sie sich zurückspielen lassen.
Anfragen sichten, Angaben aus Dokumenten übernehmen, den nächsten Arbeitsschritt vorbereiten: Wir beraten Sie zu KI-Agenten und entwerfen Modelle für klar begrenzte Aufgaben. Für KMU, Handwerksbetriebe und kleine Büros, die ihre Routine vereinfachen möchten.
Wiederkehrende Arbeit erfassen und sinnvolle Einsatzfelder auswählen
Datenquellen, Werkzeuge und Zugriffsrechte im Agentenmodell festlegen
Prüfschritte, menschliche Freigaben und messbare Testfälle definieren
Was gehört dazu?
Ein KI-Agent verbindet ein Sprachmodell mit freigegebenen Daten und Werkzeugen, um eine vereinbarte Aufgabe in mehreren Schritten zu bearbeiten. Wir konzipieren Aufgaben, Grenzen, Fehlerbehandlung und die Anbindung an bestehende Systeme. Ein Pilot und dessen Umsetzung werden nach Machbarkeit separat vereinbart. Verbindliche Entscheidungen und sensible Aktionen brauchen passende Freigaben.
Routine vorbereiten lassen. Entscheidungen im Griff behalten.
Wir besprechen gemeinsam, was Sie brauchen. Sie erhalten ein individuelles Angebot mit klar beschriebenem Umfang – für einzelne Bereiche oder ein zusammenhängendes Konzept.
DER ZUSAMMENHANG MACHT DEN UNTERSCHIED
Ein Dokument. Ein durchgängiger Weg.
Eine Eingangsrechnung zeigt, wie die Bereiche ineinandergreifen: vom E-Mail-Eingang über die Prüfung und Aufbewahrung bis zur Wiederherstellung im Ernstfall.
01
Erfassen
Rechnungen, E-Mails und Scans kommen geordnet ins Dokumentenmanagement. Die Originaldateien bleiben erhalten.
02
Bearbeiten
Automatisierungen und KI bereiten Zuordnung und Freigabe vor. Ihr Team prüft, wo es auf Richtigkeit und Verantwortung ankommt.
03
Aufbewahren
Archiv und Speicher schützen die Unterlagen. Zugriffsrechte, Unveränderbarkeit und Fristen werden aufeinander abgestimmt.
04
Absichern
Ein separates Backup berücksichtigt Dokumente und die zugehörigen Systeme. Wiederherstellungstests zeigen, ob der Rückweg funktioniert.
GoBD und DSGVO von Anfang an berücksichtigen.
Geschützte Originale, nachvollziehbare Abläufe und passende Zugriffsrechte gehören zusammen. Dazu kommen Aufbewahrungs- und Löschregeln, dokumentierte Zuständigkeiten und ein geprüfter Rückweg zu Ihren Daten. Wir planen diese Anforderungen gemeinsam mit Ihnen und binden bei rechtlichen oder steuerlichen Fragen Ihre Fachberatung ein.
KONKRET IM BETRIEB
Weniger Büroarbeit. Mehr Zeit fürs Geschäft.
Wir setzen dort an, wo heute Unterlagen gesucht, Angaben übertragen oder Abläufe immer wieder von Hand erledigt werden.
RECHNUNGEN & BELEGE
Vom Posteingang in die richtige Ablage.
Ein möglicher Ablauf: Rechnungen einsammeln, Angaben erkennen und eine Zuordnung vorschlagen lassen. Ihr Team kontrolliert und gibt frei. Das Original wird mit den zugehörigen Informationen aufbewahrt.
AUFTRÄGE IM HANDWERK
Alles zum Auftrag. An einem Ort.
Angebot, Lieferschein und Schriftverkehr lassen sich einem Auftrag zuordnen und gemeinsam wiederfinden. Klare Zugriffsrechte sorgen dafür, dass die richtigen Personen mit den Unterlagen arbeiten können.
BETRIEB & CLOUD
Wenn etwas fehlt, braucht es einen Rückweg.
Gelöschte M365-Dateien, ein ausgefallener Arbeitsplatz oder ein beschädigtes Archiv: Ein passendes Backup-Konzept legt fest, was gesichert wird, wie schnell es zurück sein soll und wie die Wiederherstellung geprüft wird.
Wo drückt bei Ihnen der Schuh?
Unübersichtliche Ablagen, offene Fragen zum Backup oder eine Idee für weniger Routine: Wir schauen gemeinsam, welcher erste Schritt Ihnen weiterhilft.
Erst den Alltag verstehen. Dann die Technik planen.
Sie brauchen eine Lösung, mit der Ihr Team arbeiten kann. Deshalb beginnt die Beratung bei Ihren Aufgaben, vorhandenen Systemen und tatsächlichen Anforderungen.
01
Bestand aufnehmen
Welche Dokumente, Systeme und Abläufe gibt es? Wo entstehen Aufwand und Risiken? Wir klären Bedarf, Zuständigkeiten und Prioritäten.
02
Konzept festlegen
Sie erhalten einen Vorschlag für Architektur, Arbeitsschritte und Schutzmaßnahmen. Umfang, Voraussetzungen und Kosten werden vorab besprochen.
03
Praktisch prüfen
Am vereinbarten Beispiel werden Ablage, Automatisierung oder Wiederherstellung erprobt. Ergebnisse und offene Punkte bilden die Grundlage für Ihre Entscheidung.
04
Im Alltag verankern
Bei einer vereinbarten Einführung gehören verständliche Dokumentation und Einweisung dazu. Für Ihr Dokumentenarchiv kann der Support anschließend weitergehen.
Hinter merau.it steht Michael Merau. Von Ehningen aus unterstützt er kleine und mittlere Unternehmen, Handwerksbetriebe und kleine Büros dabei, ihre Dokumente zu ordnen, Daten zu schützen und Arbeitsabläufe zu vereinfachen.
Dokumentenmanagement, Speicher, Backup und KI werden gemeinsam betrachtet. So passen Ablage und Automatisierung zusammen – und die Datensicherung berücksichtigt auch das System dahinter.
Sie besprechen Ihr Vorhaben direkt mit dem Inhaber. Was sinnvoll ist, was vorausgesetzt wird und was noch geklärt werden muss, wird verständlich benannt.
Ehningen · Region Stuttgart
GUT ZU WISSEN
Die Fragen kommen vor der Entscheidung.
Hier finden Sie Antworten auf Fragen, die beim Zusammenspiel von Dokumentenmanagement, Datensicherheit und KI häufig entstehen.
Kann ich mit einem einzelnen Bereich anfangen?
Ja. Vielleicht brauchen Sie zuerst eine geordnete Dokumentenablage oder ein belastbares Backup-Konzept. Wir beginnen bei Ihrem konkreten Bedarf und berücksichtigen die Schnittstellen zu den anderen Bereichen. So lässt sich später sinnvoll weiterbauen.
Ist ein NAS automatisch eine GoBD-konforme Ablage?
Nein. Entscheidend ist das Zusammenspiel aus Archivsoftware, Speicherkonfiguration, Berechtigungen und tatsächlich gelebten, dokumentierten Verfahren. Wir beraten zu den technischen und organisatorischen Voraussetzungen, einschließlich Unveränderbarkeit und Verfahrensdokumentation. Steuerliche und rechtliche Einzelfragen stimmen Sie mit Ihrer Steuerberatung beziehungsweise qualifizierten Rechtsberatung ab.
Warum braucht ein Dokumentenarchiv zusätzlich ein Backup?
Archivierung und Datensicherung erfüllen unterschiedliche Aufgaben. Das Archiv hält Unterlagen geordnet und nachvollziehbar vor; ein Backup ermöglicht die Wiederherstellung nach Datenverlust oder Systemausfall. Ein RAID oder die Synchronisierung von Dateien ersetzt keine unabhängige Sicherung. Auch unveränderlich gespeicherte Dokumente brauchen ein passendes Wiederherstellungskonzept.
Müssen unsere Dokumente für KI in eine öffentliche Cloud?
Das ist keine Voraussetzung. Wir prüfen lokale, Cloud- und hybride Lösungen anhand Ihres Anwendungsfalls. Vor einer Auswahl klären wir Datenarten, Zugriffe, Verarbeitungsorte und die Bedingungen des jeweiligen Anbieters. Personenbezogene oder vertrauliche Daten werden nur für einen festgelegten Zweck und mit geeigneten Schutzmaßnahmen eingeplant.
Welche Rolle spielen GoBD und DSGVO im Konzept?
Beide gehören an den Anfang der Planung: Welche Unterlagen müssen wie lange aufbewahrt werden? Wer darf sie sehen oder verändern? Wann ist eine Löschung erforderlich und wann steht ihr eine Aufbewahrungspflicht entgegen? Wir berücksichtigen diese Fragen bei Technik und Abläufen. Eine pauschale Konformitätsgarantie für ein Produkt oder ein KI-Modell geben wir nicht.
Wie läuft die Zusammenarbeit ab und was kostet sie?
Zunächst besprechen wir Ihre Ausgangslage und das gewünschte Ergebnis. Danach erhalten Sie ein individuelles Angebot mit Umfang, Voraussetzungen und Kosten. Beratung, Konzeption und eine mögliche Umsetzung werden klar benannt. Für eingeführte Dokumentenarchive vereinbaren wir auf Wunsch auch Einweisung und laufenden Support.
LASSEN SIE UNS DARÜBER SPRECHEN
Was soll bei Ihnen einfacher laufen?
Erzählen Sie uns kurz, wie Sie heute mit Ihren Dokumenten arbeiten und wo Sie Unterstützung suchen. Ob Archiv, Speicher, Backup oder KI: Sie müssen die passende Lösung noch nicht kennen.
